Kunde anlegen
Einen neuen Kunden als Adresse anlegen: Anschrift, Kommunikation, Rolle Debitor, Konditionen, Ansprechpartner und Belegeinstellungen.
Ziel
Ein Kunde ist vollständig angelegt, erhält eine Debitornummer und kann sofort in Belegen verwendet werden. Im Folgenden legen Sie einen neuen Kunden Schritt für Schritt an.
Voraussetzungen
Zahlungsbedingungen, Preislisten, Kontengruppen und Anreden sind angelegt; Sie haben Anschrift, USt-ID, Ansprechpartner und gewünschte Konditionen des Kunden.
Schritte
- Maske öffnen: XRM > Kunden, Plus. Das Kennzeichen Debitor ist vorbelegt (Kunden (Debitoren)).
- Anschrift und Kommunikation: Firmenname oder bei Privatpersonen Anrede, Vorname, Nachname; Straße, Postleitzahl (Ort wird vorgeschlagen), Land, Telefon, E-Mail; Rechnung E-Mail und USt-ID (Reiter Allgemein).
- Speichern: PHX ERP vergibt die Debitornummer und setzt anhand des Landes die Kontengruppe; Partner im Ausland mit USt-ID werden steuerfrei gestellt.
- Konditionen: Reiter Finanzen mit Zahlungsbedingungen, Standard-Preisliste, Steuertyp, Bankkonto; Reiter Einzelheiten mit Belegsprache, Betreuer, Rabattgruppe, Belegrabatten (Reiter Finanzen, Reiter Einzelheiten).
- Ansprechpartner: Reiter Kontakte, Plus, Person mit Funktion, Durchwahl und E-Mail anlegen (Reiter Kontakte).
- Lieferanschriften und Versand: abweichende Lieferadressen im Reiter Lieferanschriften; Lieferbedingung und Versandart im Reiter Versand.
- Belegeinstellungen: bei E-Rechnungspflicht Format und Leitweg-ID im Reiter Belegeinstellungen (Reiter Belegeinstellungen).
- Datenschutz: Herkunft der Daten und Werbeeinwilligung im Reiter DSGVO festhalten.
Ergebnis
Der Kunde steht mit Nummer, Konditionen und Ansprechpartnern in der Kundenliste und kann in Angeboten und Aufträgen gewählt werden.
Varianten
Interessent statt Kunde anlegen und später umwandeln (Interessenten). Kunde zugleich als Lieferant: Kennzeichen Kreditor zusätzlich setzen. Massenanlage über den CSV Manager.
Typische Fehler und Abhilfe
- Kontengruppe falsch: Land prüfen; Steuergruppen mit Kennzeichen IN, EU, AU müssen existieren.
- Keine Debitornummer: Kennzeichen Debitor fehlt oder Nummernkreis DEBITOR steht auf manuell.
- Doppelter Kunde: Vor dem Anlegen in der Adressliste nach Name und Postleitzahl suchen; Dubletten über Inaktiv stilllegen.