E-Rechnung erzeugen, prüfen und importieren

Ziel

Rechnungen werden normgerecht als E-Rechnung ausgestellt; empfangene E-Rechnungen landen ohne Abtippen als Eingangsrechnung in PHX ERP.

Voraussetzungen

Mandantendaten, Versandformate und Belegeinstellungen je Kunde gepflegt; Mengeneinheiten mit E-Rechnungs-Code; Steuercodes mit E-Rechnung Kategorie (Elektronische Rechnung Export).

Schritte

1. Format je Kunde festlegen: Reiter Belegeinstellungen der Adresse, Belegart Rechnung, Format XRechnung oder ZUGFeRD, bei Behörden Leitweg-ID (Reiter Belegeinstellungen).
2. Rechnung erstellen wie gewohnt; Leistungszeitraum, Zahlungsmittelcode und Bankkonto im Beleg prüfen.
3. E-Rechnung erzeugen: Senden oder Herunterladen, Format wird vorgeschlagen; Fehlermeldungen zu Pflichtfeldern beheben (Fehlerquellen).
4. Prüfen: Datei mit einem Validator testen, zum Beispiel dem XRechnung-Validator der Länder oder dem Validator der Koordinierungsstelle; erst dann versenden.
5. Eingehende E-Rechnungen importieren: Eingangsrechnung aus Datei anlegen; PHX ERP liest XRechnung und ZUGFeRD, ordnet den Lieferanten über USt-ID zu und legt Positionen an (Eingangsrechnung).
6. Nachbearbeiten: Positionen ohne Artikel einem Sammelartikel oder einer Aufwandskontengruppe zuordnen, Beleg prüfen, speichern.

Ergebnis

Ausgehende E-Rechnungen sind gültig und protokolliert; eingehende E-Rechnungen sind als Eingangsrechnungen mit Originaldatei im Reiter Anhänge erfasst.

Varianten

ZUGFeRD als PDF mit XML für Geschäftskunden, XRechnung als XML für Behörden. Empfang über ein Postfach mit automatischer Übernahme der Anhänge.

Typische Fehler und Abhilfe

• Validator meldet Rundungsfehler: Rundung auf zwei Nachkommastellen stellen, siehe Rundungsfehler.
• Leitweg-ID fehlt: In der Adresse eintragen, Format mit Leitweg-ID-Pflicht gewählt.
• Import ohne Lieferant: USt-ID des Lieferanten in der Adresse pflegen oder Lieferant manuell wählen.

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