Vom Bedarf zur Eingangsrechnung

Die Einkaufskette: Bedarf erkennen, Anfrage und Bestellung, Wareneingang buchen, Eingangsrechnung erfassen und bezahlen.

Aktualisiert am 4. Oktober 2026

Ziel

Fehlende Ware wird beim Lieferanten bestellt, eingelagert, die Rechnung geprüft und bezahlt.

Voraussetzungen

Lieferant als Adresse mit Zahlungsbedingung und Kreditornummer (Lieferant anlegen); Artikel mit Standardlieferant, Einkaufspreis und Aufwandskontengruppe; Lagerplätze.

Schritte

Bedarf ermitteln: Lager > Artikeldisposition, Filter auf offenen Bedarf oder Mindestbestand unterschritten (Artikeldisposition). Alternativ aus einem Kundenauftrag heraus.
Anfrage (optional): Einkauf > Anfrage, Lieferant und Positionen erfassen, senden; Preise aus der Antwort eintragen (Anfrage).
Bestellung anlegen: Anfrage in Bestellung übergeben oder Einkauf > Bestellung, Plus; Liefertermin im Reiter Lieferung, Lagerdisposition mit Automatisch füllen (Bestellung).
Bestellung senden: Drucken oder per E-Mail an den Lieferanten; die Bestellung ist Komplett, die Mengen erscheinen als bestellt in der Disposition.
Wareneingang buchen: Bei Lieferung die Bestellung in Wareneingang übergeben, gelieferte Mengen und Lagerplätze bestätigen, Lieferscheinnummer als Wareneingangsnummer (Wareneingang buchen).
Eingangsrechnung erfassen: Wareneingang in Eingangsrechnung übergeben oder E-Rechnung importieren; Eingangsrechnungsnummer und Datum des Lieferanten, Beträge und Steuer mit dem Beleg abgleichen (Eingangsrechnung).
Bezahlen: Zahlungslauf im Zahlungsverkehr anlegen, SEPA-Datei ins Onlinebanking, Lauf buchen (Zahlungsverkehr).

Ergebnis

Bestellung und Wareneingang sind Komplett, der Bestand ist gebucht, die Eingangsrechnung erzeugt eine Verbindlichkeit, die mit dem Zahlungslauf ausgeglichen wird.

Varianten

Direktbestellung ohne Anfrage. Teillieferungen mit mehreren Wareneingängen. Rechnung vor Lieferung: Bestellung direkt in Eingangsrechnung übergeben. Streckengeschäft mit nicht lagernden Artikeln ohne Wareneingang.

Typische Fehler und Abhilfe

Lieferant nicht wählbar: Adresse hat kein Kennzeichen Kreditor oder eine Eingangsbelegsperre.
Wareneingang bucht auf falschen Lagerplatz: Lagerdisposition der Bestellung prüfen; ohne Zuweisung gilt der Standardlagerplatz des Artikels.
Rechnungsbetrag weicht ab: Positionen in der Eingangsrechnung anpassen; Differenzen zur Bestellung bleiben dokumentiert.
E-Rechnung ohne Lieferantenzuordnung: USt-ID und Name des Lieferanten in der Adresse pflegen.