Benutzer einrichten
Einen neuen Benutzer anlegen und mit Mitarbeiter, Rollen, Menüfreigaben, Postfach und persönlichen Einstellungen einrichten.
Ziel
Die neue Person kann sich anmelden, sieht die passenden Menüs, erscheint als Mitarbeiter in Belegen und kann E-Mails senden. Im Folgenden legen Sie einen neuen Benutzer Schritt für Schritt an und richten ihn ein.
Voraussetzungen
Administrationsrechte; Rollen für die Abteilung vorhanden; ein Postfach eingerichtet.
Schritte
- Benutzer anlegen: Einstellungen > Benutzer und Rollen > Benutzer, Plus; Benutzername, E-Mail, Erstpasswort, Mitarbeiter anlegen aktivieren (Benutzer).
- Rollen zuordnen: passende Rollen wählen; bei Bedarf Rolle mit Menüsichtbarkeit anlegen (Rollen).
- Mitarbeiter vervollständigen: XRM > Mitarbeiter, Durchwahl, Abteilung, Farbe, Lagerplatz, Scan-ID (Mitarbeiter).
- Postfach zuordnen: Postfachrechte in den Email Einstellungen setzen (Email Einstellungen).
- Masken und Spalten: bewährte Konfigurationen über Masken Einstellungen übertragen und Spalten Einstellungen übertragen verteilen.
- Erste Anmeldung: Benutzer meldet sich an, ändert das Passwort unter Mein Profil, stellt Sprache und Favoriten ein (Anmeldung und Abmeldung).
Ergebnis
Der Benutzer arbeitet mit den Rechten seiner Rollen; Belege zeigen ihn als Mitarbeiter.
Varianten
API-Benutzer für Schnittstellen mit Token statt Passwort. Austritt: Benutzer deaktivieren, Mitarbeiter auf Inaktiv.
Typische Fehler und Abhilfe
- Menüpunkte fehlen: Rolle gibt das Menü nicht frei; Menüsichtbarkeit prüfen.
- E-Mail-Versand nicht möglich: Postfach dem Benutzer nicht zugeordnet.
- Lizenzlimit: Zahl der Benutzerplätze erreicht; inaktive Benutzer freigeben.