Zahlung erfassen und offene Posten ausgleichen
Zahlungen buchen: Kontoauszug einlesen, Zahlungen offenen Posten zuordnen, Skonto und Restbeträge behandeln, Gutschriften verrechnen.
Ziel
Alle Zahlungseingänge und -ausgänge des Kontoauszugs sind offenen Posten zugeordnet; die offenen Posten sind aktuell.
Voraussetzungen
Bankkonten mit IBAN angelegt; Rechnungen und Eingangsrechnungen als offene Posten vorhanden; CAMT-Export im Onlinebanking möglich.
Schritte
- Kontoauszug einlesen: Finanzen > Bankassistent, CAMT-Datei wählen, Vorschau prüfen, importieren (Bankassistent).
- Vorschläge prüfen: PHX ERP ordnet anhand von Betrag, Belegnummer im Verwendungszweck und IBAN zu; Vorschläge bestätigen.
- Manuell zuordnen: Zahlung öffnen, offenen Posten suchen (Partner, Belegnummer), zuordnen; Teilzahlungen lassen den Rest offen (Offene Posten).
- Skonto: Liegt die Zahlung innerhalb der Skontofrist, wird der Skontoabzug vorgeschlagen und als Nachlass gebucht.
- Restbeträge: Kleine Differenzen über Trotz Rest ausgleichen abschließen; größere Differenzen klären.
- Gutschriften verrechnen: negative Posten (Wertgutschrift, Eingangsgutschrift) mit Rechnungen desselben Partners ausgleichen.
Ergebnis
Die Zahlungen sind vollständig zugeordnet, die offenen Posten geschlossen oder mit korrektem Rest, die Buchungen bereit für den DATEV-Export.
Varianten
Barzahlungen und Zahlungen ohne Auszug manuell im Bankassistenten erfassen. Eigene Überweisungen vorab im Zahlungsverkehr erzeugen; der Auszug bestätigt sie.
Typische Fehler und Abhilfe
- Zahlung findet keinen Posten: Belegnummer fehlt im Verwendungszweck; nach Betrag und Partner suchen.
- Doppelter Import: Kontoauszug nur einmal importieren; Duplikate anhand der Buchungsreferenz erkennen.
- Skonto trotz Fristüberschreitung: Zahlungsdatum und Skontofrist prüfen; Nachlass manuell korrigieren.