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Abläufe

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die wichtigsten Geschäftsprozesse: Verkauf, Einkauf, Stammdaten, Lager, Finanzen, E-Rechnung, Verträge und Administration.

Aktualisiert am 4. Oktober 2026

Während die Bereiche nach Masken gegliedert sind, beschreiben die Abläufe, wie eine Aufgabe von Anfang bis Ende erledigt wird, über mehrere Masken hinweg. Jeder Ablauf nennt Ziel, Voraussetzungen, die Schritte mit der jeweiligen Maske, das Ergebnis und typische Fehler.

Masken in diesem Bereich

Typische Abläufe

Neue Anwender beginnen mit Kunde anlegen, Artikel anlegen und Vom Angebot zur Rechnung; damit ist der Kernprozess abgedeckt.

Einstieg für neue Anwender

Lesen Sie zu jedem Schritt bei Bedarf den verlinkten Maskenartikel. Die Abläufe gehen von der Standardkonfiguration aus; Belegarten und Übergaben können in Ihrer Installation abweichen.

In diesem Bereich

  • Vom Angebot zur RechnungDie Verkaufskette: Angebot schreiben, in den Auftrag übergeben, liefern, Rechnung erstellen, versenden und den Zahlungseingang zuordnen.
  • Vom Bedarf zur EingangsrechnungDie Einkaufskette: Bedarf erkennen, Anfrage und Bestellung, Wareneingang buchen, Eingangsrechnung erfassen und bezahlen.
  • Kunde anlegenEinen neuen Kunden als Adresse anlegen: Anschrift, Kommunikation, Rolle Debitor, Konditionen, Ansprechpartner und Belegeinstellungen.
  • Lieferant anlegenEinen Lieferanten als Adresse mit Kreditornummer, Einkaufskonditionen, Bankverbindung und Artikelzuordnung anlegen.
  • Artikel anlegenEinen Artikel mit Stammdaten, Einkauf, Verkaufspreisen, Lagerplatz, Versandangaben und Zubehör anlegen.
  • Lieferung und VersandAus einem Auftrag liefern: Lagerdisposition, Lieferschein erzeugen, kommissionieren, verpacken, Sendung erzeugen und versenden.
  • Wareneingang buchenGelieferte Ware zu einer Bestellung prüfen und als Wareneingang auf die Lagerplätze buchen, am Arbeitsplatz oder mobil.
  • Zahlung erfassen und offene Posten ausgleichenZahlungen buchen: Kontoauszug einlesen, Zahlungen offenen Posten zuordnen, Skonto und Restbeträge behandeln, Gutschriften verrechnen.
  • Mahnung erstellenÜberfällige Rechnungen eines Kunden ermitteln, eine Mahnung schreiben, als Beleg erstellen, senden und nachverfolgen.
  • Inventur durchführenEine Bestandsinventur anlegen, Zählmengen am Arbeitsplatz oder mobil erfassen, Differenzen prüfen und die Inventur ausführen.
  • Vertrag anlegen und abrechnenEinen Kundenvertrag mit abonnierbaren Artikeln anlegen, Zyklus und Belegart der Erzeugung setzen und über den Vertragsassistenten abrechnen.
  • DATEV-Export durchführenBuchungen eines Zeitraums als DATEV-Datei exportieren: Vorschau, Prüfung, Export, Übergabe an den Steuerberater und Korrektur bei Bedarf.
  • Monatsabschluss: OSS und IntrastatMonatliche Pflichten in PHX ERP: offene Posten prüfen, Intrastat-Meldung erzeugen, OSS-Umsätze auswerten, DATEV-Export, Belege abschließen.
  • Beleg stornieren und gutschreibenEine versendete oder gebuchte Rechnung stornieren oder korrigieren: Stornorechnung für die vollständige Aufhebung, Gutschrift (Wertgutschrift) für Teilbeträge erstellen, Neuausstellung.
  • Benutzer einrichtenEinen neuen Benutzer anlegen und mit Mitarbeiter, Rollen, Menüfreigaben, Postfach und persönlichen Einstellungen einrichten.
  • E-Rechnung erzeugen, prüfen und importierenAusgehende Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen, mit Validatoren prüfen und eingehende E-Rechnungen als Eingangsrechnung importieren.

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