Belegmaske (Verkauf und Einkauf)
Die gemeinsame Maske aller Belegarten von Angebot bis Eingangsrechnung: Liste, Kopfzeile, Reiter, Belegstatus und die wichtigsten Aktionen.
Alle Belege in PHX ERP, ob Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung oder Eingangsrechnung, werden in derselben Maske bearbeitet. Was sich je Belegart unterscheidet, sind einzelne Felder, die Lagerwirkung, die erlaubten Folgebelege und der Nummernkreis. Dieser Artikel beschreibt die gemeinsame Maske; die Besonderheiten der einzelnen Belegarten stehen in den Bereichen Verkauf und Einkauf.
Aufruf
Menü: Verkauf > Angebot bis Verkauf > Mahnung für ausgehende Belege, Einkauf > Anfrage bis Einkauf > Lieferantenmahnung für eingehende Belege, Verträge > Kundenverträge und Lieferantenverträge für Verträge. Jeder Menüpunkt öffnet die Liste einer Belegart.
Listenansicht
Die Liste zeigt alle Belege der gewählten Art mit den Spalten Status, Belegnummer, Belegdatum, Debitor/Kreditor Nr., Lieferdatum, Empfänger, Anschrift (Zusatz, Straße, Nr., Land, Postleitzahl, Stadt, Bundesland), Gesamt, Gesamt inkl. Steuer, Umsatz, Rabattprozentsatz, USt-ID und Währung. Über den Spalteneditor blenden Sie weitere Felder ein.
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Plus | Neuen Beleg dieser Art anlegen |
| Papierkorb | Markierte Belege löschen |
| Kreispfeile | Liste aktualisieren |
| Stift | Markierten Beleg öffnen |
| Doppelseite | Beleg kopieren |
| Verbindungsdiagramm | Zeigt die Belegkette des markierten Belegs (Vorgänger und Nachfolger) als Diagramm |
| Spalten | Spalteneditor |
| Drucker | Markierte Belege drucken |
| Drei Balken | CSV-Export, Auto. Refresh, Auswahl zurücksetzen, Filter, Checkbox-Auswahl, Such Einstellungen |
Die Suche oben rechts und die Spaltenfilter funktionieren wie in allen Listen, siehe Listen und Masken bedienen.
Detailmaske
Die Kopfzeile nennt Belegart, Belegnummer und Empfänger, zum Beispiel „Angebot - 00022 / 10054 Firmenname“. Ein neuer Beleg trägt den Titel „Neuen Beleg erstellen“. Die Maske ist in Reiter gegliedert:
- Zusammenfassung: Empfänger, Anschriften, Datum, Referenzen, Texte.
- Belegpositionen: Artikel-, Text- und Stücklistenpositionen mit Mengen und Preisen.
- Lagerdisposition: nur in eingehenden Belegen, Zuordnung zu Lagerplätzen.
- Versand (im Einkauf „Lieferung“): Lieferbedingungen, Termine, Gewichte, Sendungen.
- Zahlung & Finanzen: Währung, Steuer, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Skonto, Bankkonto.
- Extrafelder: frei belegbare Zusatzfelder.
- Angaben: Erstell- und Änderungsdatum, Version, Sprache, Rundung, Intrastat-Angaben.
- Anhänge: Dateien, Aufgaben und die Report Historie.
Pflichtfeld ist der Empfänger: Ein neuer Beleg braucht einen Kunden beziehungsweise Lieferanten aus den Adressen. Erst nach dem ersten Speichern lassen sich Positionen erfassen; die Maske weist darauf hin („Beleg speichern um Positionen zu bearbeiten“).
Aktionen
Die Schaltflächen in der Kopfzeile der Detailmaske:
| Schaltfläche | Wirkung |
|---|---|
| Liste | Zurück zur Liste |
| Plus | Neuen Beleg erstellen |
| Diskette | Speichern (auch Strg + S) |
| Doppelseite | Kopieren: legt einen neuen Beleg mit denselben Positionen an |
| Doppelpfeil nach rechts | Übergabe in einen Folgebeleg, siehe Belege übergeben. Bei abgeschlossenen Belegen gesperrt |
| Briefumschlag | Beleg per E-Mail senden |
| Drucker | Beleg drucken |
| Pfeil nach unten | Beleg als PDF herunterladen |
| Bildschirm | Vorschau des Belegs |
| Zahnrad | Einstellungen zur Maske |
| Telefon | Anruf oder Aktivität zum Empfänger erfassen |
| Info-Kreis | Belegsumme Informationen: Netto, Steuer, Brutto und Rabatte im Überblick |
| Kreuz | Maske schließen |
Drucken, Senden und Herunterladen sind unter Belege drucken und per E-Mail senden beschrieben.
Belegstatus
Jeder Beleg hat einen Status, der in der Liste als erste Spalte erscheint:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| UN (Unbearbeitet) | Beleg wurde zum Beispiel von einem Fremdsystem oder einer Schnittstelle angelegt, noch keine Bearbeitung |
| IW (In Bearbeitung) | Beleg wurde geöffnet und bearbeitet |
| CO (Komplett) | Beleg wurde vollständig an den nächsten Belegtyp übergeben oder gedruckt. Keine Änderungen mehr möglich; der Status darf manuell wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden |
| RE (Finalisiert) | Beleg wurde an die Finanzbuchhaltung übergeben. Keine Änderung und keine Statusänderung mehr möglich |
Beim Übergeben oder Drucken setzt PHX ERP den Status automatisch auf Komplett. Ein abgeschlossener Beleg ist schreibgeschützt; die Felder erscheinen dann ausgegraut. Einzelheiten stehen in der Referenz Belegstatus.
Hinweise
- Belegnummern werden je Belegart fortlaufend vergeben, standardmäßig fünfstellig (00001). Eine Nummer ist nur zusammen mit der Belegart eindeutig: Angebot 00022 und Auftrag 00022 sind verschiedene Belege. Jeder gespeicherte Beleg verbraucht eine Nummer, auch wenn er später gelöscht wird, siehe Nummernkreise.
- Welche Belegarten es gibt, welche Lagerwirkung sie haben und welche Übergaben erlaubt sind, legt der Administrator unter Einstellungen > Belege > Belegarten und Belegübergabe Optionen fest. Eine Übersicht steht unter Belegarten und Kürzel.
- Viele Werte im Beleg kommen aus der Adresse des Empfängers (Zahlungsbedingung, Preisliste, Rabattgruppe, Versandart, Sprache). Sie lassen sich im Beleg übersteuern, ohne die Adresse zu ändern.
- Die Spalte „off. Menge“ in den Positionen zeigt, was noch nicht in einen Folgebeleg übergeben wurde.
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- Reiter AngabenKenndaten des Belegs: Erstell- und Änderungsdatum, Version, Belegsprache, Dezimalstellen und Rundung sowie die Intrastat-Angaben Meldeland, EU-Land, Verkehrszweig und Ursprungsbundesland.
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