Belege übergeben (Folgebelege)

Belege bauen in PHX ERP aufeinander auf: Aus dem Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag der Lieferschein, aus dem Lieferschein die Rechnung. Die Übergabe kopiert die Positionen in den Folgebeleg, verbindet beide Belege miteinander und führt die offenen Mengen.

Übergabe aus der Detailmaske

1. Öffnen Sie den Beleg und klicken Sie in der Kopfzeile auf den Doppelpfeil nach rechts.
2. Wählen Sie die Zielbelegart. Angeboten werden nur die Belegarten, die für die aktuelle Belegart als Übergabeoption hinterlegt sind, zum Beispiel aus dem Auftrag: Lieferschein, Teilrechnung, Rechnung, Anfrage oder Bestellung.
3. Legen Sie fest, welche Positionen und Mengen übergeben werden. Standard ist die gesamte offene Menge.
4. Bestätigen Sie. Der Folgebeleg öffnet sich mit den übernommenen Positionen und einer eigenen Belegnummer.

Der Quellbeleg erhält den Status Komplett, sobald alle Mengen übergeben sind. Teilübergaben lassen ihn in Bearbeitung; die Spalte off. Menge der Positionen zeigt den Rest.

Welche Übergaben gibt es

Im Verkauf: Angebot in Auftrag oder Vorkasse; Auftrag in Lieferschein, Teilrechnung, Rechnung, Werksauftrag, Anfrage oder Bestellung; Lieferschein in Rechnung oder Stornorechnung; Teilrechnung in Rechnung; Rechnung in Wertgutschrift oder Stornorechnung; Wertgutschrift in Stornorechnung. Im Einkauf: Anfrage in Bestellung; Bestellung in Wareneingang oder Eingangsrechnung; Wareneingang in Eingangsrechnung, Werksauftrag oder Stornorechnung; Eingangsrechnung in Stornorechnung. Die vollständige Tabelle steht unter Übergaberegeln zwischen Belegarten; der Administrator pflegt sie unter Belegübergabe Optionen.

Belegkette

Jeder Beleg kennt seine Vorgänger und Nachfolger. In der Liste zeigt das Symbol Verbindungsdiagramm die ganze Kette eines Belegs, vom Angebot bis zur Zahlung. In der Detailmaske führen die Verknüpfungen direkt zum Vorgänger- oder Folgebeleg.

Sammelübergabe

Mehrere Belege desselben Empfängers lassen sich zu einem Folgebeleg zusammenfassen, zum Beispiel mehrere Lieferscheine zu einer Sammelrechnung. Dafür gibt es die Maske Sammelbelege.

Hinweise

• Abgeschlossene Belege lassen sich nicht erneut übergeben; der Doppelpfeil zeigt dann „Übergabe gesperrt wegen: Abgeschlossene Belege können nicht übergeben werden“. Setzen Sie den Status bei Bedarf zurück auf In Bearbeitung.
• Bei der Übergabe eines Auftrags in eine Bestellung gehen die Beziehungen zwischen Positionen (Zubehör, Stücklisten) verloren; erhalten bleibt die Verbindung der Belege.
• Übergaben wirken auf das Lager: Der Lieferschein bucht ab, der Wareneingang bucht zu, Auftrag und Bestellung reservieren. Die Lagerwirkung je Belegart steht unter Belegarten und Kürzel.
• Der Liefertermin und der Leistungszeitraum werden in die Rechnung übernommen, siehe Leistungszeitraum in der Rechnung.