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Belegmaske (Verkauf und Einkauf)

Belege drucken und per E-Mail senden

Beleg als PDF erzeugen, in der Vorschau prüfen, drucken, herunterladen oder per E-Mail senden; Report-Auswahl, Report Historie und E-Rechnung.

Aktualisiert am 4. Oktober 2026

Aus jedem Beleg erzeugt PHX ERP einen Ausdruck auf Basis eines Reports, der für die Belegart hinterlegt ist. Das Ergebnis können Sie ansehen, drucken, als PDF speichern oder direkt per E-Mail versenden, zum Beispiel um eine Rechnung an den Kunden zu verschicken.

Schaltflächen in der Kopfzeile

Bildschirm (Vorschau): zeigt den Beleg so, wie er gedruckt wird. Nutzen Sie die Vorschau vor dem Versand, um Texte und Beträge zu prüfen.

Drucker (Drucken): erzeugt das PDF und schickt es an den gewählten Drucker. Drucker richtet der Administrator unter Drucker ein; der Ausdruck läuft über die Druckaufträge.

Pfeil nach unten (Herunterladen): speichert das PDF auf Ihrem Rechner.

Briefumschlag (E-Mail senden): öffnet den E-Mail-Dialog mit Empfänger aus der Adresse (bei Rechnungen die Rechnungs-E-Mail), Betreff und Text aus der E-Mail-Vorlage und dem Beleg als Anhang. Voraussetzung ist ein eingerichtetes Postfach, siehe Email Einstellungen und Vorlagen.

Ist für eine Belegart mehr als ein Report hinterlegt, fragt PHX ERP, welcher verwendet werden soll. Reports verwaltet der Administrator unter Reporte; eigene Layouts entstehen im Formulareditor.

Aus der Liste drucken

In der Belegliste druckt das Drucker-Symbol alle markierten Belege in einem Durchgang, zum Beispiel die Lieferscheine des Tages.

Was beim Drucken passiert

Drucken, Herunterladen und Senden werden in der Report Historie im Reiter Anhänge protokolliert. Je nach Einstellung der Belegart setzt der erste Druck den Beleg auf den Status Komplett, damit ein versendeter Beleg nicht mehr verändert wird. Welche Ereignisse das auslösen, regelt der Bericht Workflow.

E-Rechnung

Rechnungen lassen sich zusätzlich als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen. Welches Format ein Kunde erhält, steht im Reiter Belegeinstellungen seiner Adresse; die Formate selbst pflegt der Administrator unter Belege Versandformate. Den Ablauf beschreibt E-Rechnung erzeugen, prüfen und importieren.

Hinweise

  • Der Report druckt in der Belegsprache aus dem Reiter Angaben. Fehlen Übersetzungen der Artikeltexte, erscheint der deutsche Text.
  • Kopf- und Fußtext, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung kommen aus dem Beleg, nicht aus der Adresse. Änderungen daran wirken erst nach dem Speichern.
  • Automatischer Druck oder Versand beim Statuswechsel lässt sich über Report Trigger einrichten, siehe Reporte.

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