Elektronische Rechnung Export

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten XML-Format, das Empfänger maschinell verarbeiten. PHX ERP erzeugt die Formate ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (reines XML). Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; öffentliche Auftraggeber verlangen XRechnungen.

Voraussetzungen

• Mandantendaten vollständig: Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder USt-ID, Bankverbindung, siehe Mandanten Einstellungen.
• Versandformate angelegt unter Einstellungen > Server > Belege Versandformate.
• Je Kunde im Reiter Belegeinstellungen festgelegt, welches Format er für Rechnungen erhält; bei XRechnung zusätzlich die Leitweg-ID.
• Artikel mit Mengeneinheit, deren EN-Code gepflegt ist, siehe Mengeneinheiten.

Pflichtfelder

Welche Felder des Belegs, der Positionen, der Adresse und des Mandanten für den Export gefüllt sein müssen, steht je Format unter ZUGFeRD und XRechnung. Fehlt ein Pflichtfeld, meldet der Export den Fehler mit Feldname; die Rechnung wird nicht erzeugt.

Ablauf

1. Rechnung wie gewohnt erstellen und speichern.
2. Über die Schaltfläche E-Mail senden oder Herunterladen in der Kopfzeile das Format wählen; ist in der Adresse ein Versandformat hinterlegt, wird es vorgeschlagen.
3. PHX ERP erzeugt die Datei, prüft die Pflichtfelder und protokolliert den Vorgang in der Report Historie.
4. Die Datei vor dem ersten Versand an einen neuen Empfänger mit einem Validator prüfen, siehe E-Rechnung erzeugen, prüfen und importieren.

Hinweise

• Bekannte Stolpersteine sind unter Fehlerquellen gesammelt, allen voran die Rundung auf weniger als zwei Nachkommastellen.
• Positionen ohne Artikel (reine Textpositionen mit Preis) brauchen einen Steuersatz und eine Mengeneinheit, sonst ist die XML ungültig.